DiLoc|Sync

DiLoc|Sync

Kunden:
SBB Cargo AG, SBB Cargo International, SBB Infrastruktur, DB Netze AG, DB Regio Bayern, CFL cargo Deutschland GmbH, Havelländische Eisenbahn AG, Thurbo AG, Tilo SA, KombiRail Europe B.V., Metrans Rail Deutschland GmbH, RheinCargo GmbH & Co. KG, Salzburger EisenbahnTransportLogistik GmbH, Thyssen Krupp Steel Europe AG, Transpetrol GmbH, TX Logistik AG, VEB Vulkan-Eifel-Bahn Betriebsgesellschaft mbH, zb Zentralbahn AG, …

 

Kommunikation für mobiles Personal

  • Dokumentenverteilung
  • Sicherheitsmanagement (SMS)
  • Lesebestätigung und digitale Unterschrift
  • Streckenkunde
  • Dokumentenaustausch mit Partner-EVU
  • LiveTicker
  • Mail2Sync
  • Verfügbar für Windows, iPad und Android

Die lückenlose Information der Lokführer gewinnt immer mehr an Bedeutung. Eisenbahnunternehmen müssen nachweisen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit mit aktuellen Dokumenten, Weisungen und Richtlinien versorgt werden. In der Praxis bedeutet dies einen hohen administrativen Aufwand und erheblichen Ressourceneinsatz, wenn dies in Form von Papier-Dokumenten geschieht.
DiLoc|Sync vereinfacht diese betrieblichen Prozesse und  auch das Sicherheitsmanagement (SMS) erheblich, da es eine Plattform zur Verfügung stellt, die zentral mit Daten beliefert wird und von der sich alle Lokführer die aktuellen Unterlagen mit nur einem Knopfdruck abrufen können.
Europaweit bei über 6.000 Lokführern im Einsatz!

Sync Architektur

 

Dokumentenbereitstellung
Über den Dateimanager werden den Mitarbeitern alle Dokumente zur Verfügung gestellt. Eine intuitiv zu bedienende, mehrsprachige Web-Oberfläche unterstützt bei dieser Arbeit sehr effizient.
Es können Verzeichnisstrukturen, ähnlich wie im Windows-Explorer, angelegt und verwaltet werden. In die Verzeichnisse können beliebig Dateien geladen werden, die dann auf die Geräte der Lokführer (oder anderer Personengruppen) synchronisiert werden. Nach der Synchronisation wird ein Bericht angezeigt, der alle neu synchronisierten Dateien enthält. So ist den Mitarbeitern bekannt, welche Dateien neu sind oder geändert bzw. gelöscht wurden, wodurch sie bei ihrer Arbeit erheblich entlastet werden.

Dateimanager

Personengruppen
Dokumente, die in DiLoc abgelegt wurden, können sehr flexibel verschiedenen Personengruppen (z.B. Berufsgruppen) zur Verfügung gestellt werden. Dabei werden den verschiedenen Personengruppen Verzeichnisse zugeordnet. Trotzdem muss jedes Dokument nur an genau einer Stelle gepflegt werden. Das vereinfacht die Aktualisierung der Dokumente beträchtlich!
Möglich ist dies durch die Verlinkung von Dateien zu den Personengruppen. Ist diese Verlinkung einmal eingerichtet, so kümmert sich DiLoc|Sync automatisch darum, alle Dokumente an die richtigen Personengruppen zu verteilen.

Kenntnisse
Neben den Personengruppen können beliebige Kenntnisgruppen und Kenntnisse angelegt werden. Einer Person können mehrere Kenntnisse zugeordnet werden, um jede Person nur mit genau den Dokumenten zu versorgen, die dem Kenntnisstand entsprechen. Beispiele sind Baureihenkenntnisse, Strecken- oder Standortkenntnisse. Auch hier müssen die Dokumente nur an einer Stelle gepflegt werden und DiLoc|Sync kümmert sich um die Verteilung entsprechend der Kenntnisse der Mitarbeiter.
Auch Kunden, deren Triebfahrzeugführer für andere Kunden im Einsatz sind und dadurch Dokumentenfreigaben erhalten haben, können diese als Kenntnisse anlegen. So können nur diejenigen Triebfahrzeugführer, die tatsächlich für andere Unternehmen fahren, die Dokumente des anderen Unternehmens bekommen.

Lesebestätigung und digitale Unterschrift
Mit der digitalen Unterschrift wird der Notwendigkeit Rechnung getragen, für wichtige Dokumente eine Empfangs- oder auch eine Lesebestätigung seitens des Empfängers zu erhalten. Diese Bestätigungen werden gespeichert und können später jederzeit bei Bedarf abgerufen werden.
Diese Zusatzfunktion ist auf Windows-basierten Geräten ebenso nutzbar wie auf iPads oder Android-Geräten und vereinfacht den gesamten Prozess der Dokumentenverteilung in hohem Maße.
Ein weiterer wichtiger Schritt hin zu einem papierlosen Lokführer!

Digitale Unterschrift

Archivierung
Die Archivierung von Dokumenten ist in vielen Unternehmen ein wichtiges Thema. Mit DiLoc|Sync werden Dokumente zuverlässig und sicher aufbewahrt. So ist bei Bedarf (z.B. bei Rückfragen durch das Eisenbahnbundesamt) die Möglichkeit gegeben, auch ältere Dokumente anzuschauen. Da alle relevanten Zusatzinformationen wie Zeitstempel, Bestätigungen und Versionshinweise dem archivierten Dokument zugeordnet sind, ist die notwendige Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Beim Löschen oder Aktualisieren einer Datei wird automatisch ein neuer Ordner „Archiv” erstellt, in den eine Kopie dieser Datei eingefügt wird. Das geschieht dort in der gleichen Ver-
zeichnisstruktur wie bei den Quelldateien, was das Wiederfinden der archivierten Dateien erleichtert.
Der Archivierungszeitraum ist standardmäßig auf zehn Jahre begrenzt. Auf Wunsch kann diese Zeitspanne aber auch verändert werden.

Gerätemanagement & Sperrfunktion
DiLoc|Sync beinhaltet ein vollständiges Lifecycle-Management-System, das die Geräte von der ersten Auslieferung bis zur Außerbetriebnahme vollständig überwacht. Bei der ersten Benutzung wird jedes Client-Gerät (Netbook, Windows-Tablet-PC, iPad, Android-Gerät…) personalisiert, so dass es einer Person zugeordnet ist. Denn nur personalisierte Geräte werden vom Server mit Daten versorgt.
Für jedes Gerät wird protokolliert, wann die letzte Datenverteilung stattgefunden hat. So ist auch in der Zentrale bekannt, ob alle Lokführer die aktuelle Version aller Dokumente haben.
Wenn Geräte verloren gehen, können diese von der Datenlieferung ausgeschlossen werden. Bei gestohlenen Geräten werden – sobald Zugriff auf das Internet besteht – automatisch alle Dokumente gelöscht, so dass keine Daten in unberechtigte Hände fallen können.

Gerätemanager

Streckenkunde (Option)
DiLoc|Sync enthält die Möglichkeit, dass die Lokführer ihre Streckenkunde, Ortskunde und Baureihenkunde direkt in ihrem Gerät erfassen und verwalten. Diese Funktion erleichtert die Verwaltung der Streckenkunde für das Unternehmen bedeutend.
So funktioniert es: Für jeden Lokführer kann erfasst werden, auf welchen Strecken er eine gültige Streckenkenntnis besitzt. Das System unterscheidet dabei, wann der Lokführer die letzte Fahrt auf der Strecke hatte und wann das letzte Mal ein Video
gesehen wurde. Der Disponent wird vom System frühzeitig auf fällige Erneuerungen  der Streckenkenntnis hingewiesen und kann dann für den Lokführer die entsprechenden Videos freigeben (sofern vorhanden). Der Lokführer hat ab der Freigabe die Möglichkeit, in einem vorgegebenen Zeitraum die Videos direkt im DiLoc|Sync anzusehen und dies an seinem mobilen Gerät zu bestätigen. Damit ist er dann wieder kundig.
Für die Disponenten steht eine Übersicht zur Verfügung, aus der für alle Lokführer ersichtlich ist, wer welche Strecken- oder Ortskenntnis hat und somit auf einer bestimmten Strecke eingesetzt werden kann.

Streckenkunde-Videos

 

LiveTicker (Option)
Um schnell wichtige Informationen verbreiten zu können, ist es möglich, mit der DiLoc|Sync Funktion „LiveTicker“ alle mobilen Mitarbeiter sehr kurzfristig mit aktuellen Informationen zu versorgen.
Der dafür erstellte kurze Text wird mit einer E-Mail an alle Sync-Geräte verschickt.
Der LiveTicker funktioniert ohne Synchronisation und wird alle fünf Minuten automatisch auf den Endgeräten aktualisiert. Das rote Textband ist bei den Benutzern auf allen Bildschirmseiten sichtbar und die Wahrnehmung durch den Nutzer gewährleistet.
Dies erspart aufwändiges Telefonieren oder Versenden von einzelnen persönlichen E-Mails mit der Unsicherheit, nicht alle erreicht zu haben.

LiveTicker

 

Mail2Sync (Option)
Mit „Mail2Sync“ können eine oder mehrere Dateien als Anhang einer E-Mail über eine speziell eingerichtete Adresse an den DiLoc|Sync Server gesendet werden.
Im Betreff dieser E-Mail wird der Name des Ordners angegeben, in dem die Dateien gespeichert werden sollen. In welchem Verzeichnis (und dessen Unterverzeichnissen) nach dem im Betreff genannten Ordner gesucht werden soll, wird vorab konfiguriert. Die weitere Verarbeitung der Dokumente erfolgt dann automatisch.
Zu jeder versendeten E-Mail erhält der Versender eine Nachricht darüber, ob das Speichern der Dateien erfolgreich war.
Je nach Arbeitsweise oder Unternehmensstruktur sind verschiedene Nutzungen denkbar. Zum Beispiel können externe Eisenbahnbetriebsleiter verschiedene Kunden mit allgemeingültigen Dokumenten und Weisungen per Mausklick versorgen oder die Verteilung der Fahrplananordnungen und Langsamfahrstrecken-Dokumente weitestgehend automatisieren.

Mail2Sync

Kollaborations-Modul (Option)
Im Eisenbahnverkehr kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen gegenseitig Lokführer austauschen. Damit auch diese Lokführer Zugriff auf unternehmensrelevante Weisungen, Richtlinien oder sonstige Dokumente haben, ist es in DiLoc|Sync möglich, bestimmte Verzeichnisse für Lokführer anderer Unternehmen freizugeben. Damit ist der Informationspflicht Genüge getan, ohne dass die Lokführer umständlich mit Papierdokumenten versorgt und auf dem Laufenden gehalten werden müssen.
Möglich wird dies auch dadurch, dass Verzeichnisse erstellt werden können, die aus Verknüpfungen zu den eigentlichen Dateien bestehen. Diese Verknüpfungen und damit der Zugriff auf unterschiedliche Dateien können dann für Lokführer verschiedener Fremdunternehmen freigegeben werden. Auch die Verteilung spezieller Dokumente an unterschiedliche Berufsgruppen im Unternehmen wird auf diese Weise unterstützt (Wagenmeister, Lokführer, Leiter Lokpersonal, …).

Kollaboration

Mindestanforderungen:

Tablets:
ab Android 4.2
Apple:  ab iPad 2
Unterstützte Betriebssysteme: Windows 7, 8, 10 (nicht 8 RT)
Unterstützte Browser: Firefox 11.0+
Google Chrome 16+
Internet Explorer 10+
Opera 15+
Safari 7.0+

DiLoc|Brake
DiLoc|Sync ist auch die IT-Plattform für das Produkt DiLoc|Brake. Dem Lokführer wird ein separater Reiter in der Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt, der die Funktionen von DiLoc|Brake beinhaltet.

Imagefilm DiLoc|Sync (Weiterleitung auf Youtube)